電話が苦手な人必見！5つのストレス軽減法
「あなたは電話が得意ですか？」インターネット全盛の時代となっていますが、人や業種によっては電話はまだまだコミュニケーションのツールとして必要不可欠な存在ですよね。知り合いと顔を見ながらなら普通に話せるのに、「電話だとなぜか緊張してしまう」「できれば電話を使いたくない」と悩む人は案外多いようです。SNSコミュニケーションやAIが進む世の中ですが、これから先も電話が必要になる場面はたくさんあると思います。そこで今回は、ストレスを軽減する5つの電話テクニックをお教えしたいと思います。ぜひ参考にしてくださいね！
電話の恐怖＝初めての海外旅行
3000人のVIPを観察していて発見したこと、それは「彼らも最初は電話が苦手だった」ということです。VIPというと、カッコよく電話を取り出し、難しいネゴシエーションも軽快に解決。たった1本の電話で世の中を動かすというイメージがありますが、実際は至って普通。必要最小限のことだけを話す人がほとんどだそうです。つまり徹底して「基本に忠実」だったのです。
ビジネスにおける電話は、雑談の電話とは異なります。あくまで仕事の段取りや用件を伝える手段でしかありません。その観点で考えると、うまく話せる必要はまったくなかったのです。この基本をVIPは徹底していました。今でこそ一流人と言われる彼らですが、新人時代は「電話の相手が怖い人だったらどうしよう」「大切な話を聞き逃しそうで心配」などと考えていた人がほとんどのようです。でもよく考えると、「苦手」と「怖い」は異なります。
電話が苦手な意識は確かにあります。でも「怖くて心配と思う自分」は、妄想に踊らされている状態です。恐怖は正しい知識の欠如や余計な心配から生まれます。たとえば初めての海外旅行。出国の段取りや入国書類の記入など、何をして良いかがわからず、ネットやガイドブックで何度もやり方を調べた方も多いと思います。でも実際、旅行に行ってみると案外簡単に手続きができ、拍子抜けするものです。まさに必要以上の心配は妄想であり、杞憂といえます。電話もこれと同じです。
正しい電話の知識をあらかじめ知っていれば、必ず恐怖に打ち勝つことができます。怖いと思う気持ちは、あなたの知識不足が生み出す「存在しない魔物」です。正しい知識を知れば誰でも戦えます。
ストレス軽減♡電話テクニック
では早速、VIPが新人時代に使った恐怖に打ち勝つ方法をお伝えしますので、ぜひ取り組んでみてください。どれも簡単で、使い勝手が良いテクニックですので、ぜひ日常に取り入れてみてくださいね！
①真似をする
電話が苦手なのは「どう話してよいかがわからない」からです。であれば、電話が得意な人の真似をすれば、すぐに正解にたどり着けます。まずは、同じ職場にいる上司や先輩など、スムーズに電話対応している人を観察して、何が自分と異なるかを分析しましょう。そして真似できそうなところから自分の電話にも取り入れてみてください。「形から入る」のも電話の上手い人のやり方です。
②フォーマット化したメモを作る
電話が苦手な人を観察するとアドリブ対応している人が案外多いものです。一方、電話の恐怖を克服する人は、「自分が話したいこと」「相手の話で聞かなくてはいけないこと」を事前にフォーマット化したメモを作っています。例えば電話がかかってきたときに「どこの・誰が・誰に・何をして欲しい」などのメモフォーマットを作っておけば、聞き忘れることはありませんよね。アドリブは達人だけの離れ業です。事前にメモを作る習慣をぜひ持ちましょう。
③顔を見ておく
電話の恐怖を突き詰めると「相手の顔が見えない」ことだと思います。であれば、事前に相手の顔を見ておき、どんな人かを知っておくのが有効です。社内であれば、電話をつなぐ可能性のある部署に行き、どんな顔かを確認しておきましょう。社外であれば、お客様が来社した際にお茶を出しにいくなどして顔を見ることができます。ほんのちょっと顔を見たことがあるだけで、知らない状態とは180度異なる精神状態でいられるものです。ぜひ「顔を見る」という工夫を仕掛けてみましょう。
④折り返し電話はもらわない
こちらが電話をかけた際に、相手が不在のときがあります。そんな時「折り返し電話をさせます」と言われることがありますが、必ず「こちらから改めます」と答えるようにしてください。いつかかってくるかわからない電話を待つのは、精神的にとても苦痛です。電話の主導権を相手に渡すのは、百害あって一利なしだと思います。
⑤こちらの調子が悪くてと言う
「相手の活舌が悪い」「周りがうるさいため、聞き漏らした」など、相手の会話がよく聞き取れない場合もあり得ます。そんなときは「こちらの電話の調子が悪く、うまく聞こえませんでした。もう一度、お願いします」と言いましょう。何の理由もなしに“もう一度”というと、あなたがちゃんと聞いてなかったようで角が立ちますが、悪いのはあくまで「機械」にしてしまえば、円滑に聞き直すことができます。昔から「物は言いよう」と言います。ぜひ、電話の言いようを活用してみましょう。
まとめ
正しい知識で苦手だった電話が克服できる！
いかがでしたでしょうか？電話の恐怖は初めての海外旅行と同じです。正しい知識を持っていれば、案外簡単にクリアすることができちゃうんですよ♪落とし穴がここにあると知っている人が、穴に落ちることがないように、電話の落とし穴も事前に回避できるようになっています。ぜひVIPの電話テクニックを身に着けて練習してみてくださいね。最初は苦労することがあっても、知らない間に電話を無意識に使いこなせるようになっていきます。ほんの少しの工夫で人生はあなたが思う以上に変わっていくものです♡
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